你刚刚被指派管理8181801威尼斯网址的出口合规项目. 你应该从哪里开始?
如果您的组织的程序已经运行了一段时间, 首先要对它的功能有一个基本的了解. 需要审查的领域包括贵8181801威尼斯网址的书面出口政策和程序，包括系统和自动化, 员工的工作分配和培训, 以及过去的审计和评估. 让我们更详细地看看这些组件中的几个.
检讨政策及程序
首先回顾一下出口管制政策, 程序和工作指示使您能够快速掌握组织的复杂程度. 你应审阅的文件包括:
- 所有出口合规计划文件，包括政策, 程序, 手册, 工作指令, 和许可证. 这些可能是硬拷贝、软拷贝，或者合并到系统的工作流程中.
- 出口管制管辖范围及分类矩阵及表格, 包括适用于不同产品的控制文件, 组件, 材料, 软件, 和技术. 通常, 这些文档大部分都是内部创建的, 但也可能有一些政府决定，如工业和安全局(国际清算银行)的分类或国防贸易管制局(DDTC)的商品管辖权.
- 近期内部或外部审计或评估的副本(如有).
每一个出口实体商品的组织, 技术, 或者软件应该有书面的导出政策和程序. 虽然这不是一个要求，美国.S. 出口监管机构强烈推荐这一重要组成部分. 但是为了有效, 您需要确保所有部门或业务单位都以一致的方式遵循书面的政策和程序.
当您回顾组织当前的政策和程序时，请提出以下威尼斯人81818官方网站:
- 现有的政策和程序是否足以应对出口风险? 政策和程序很容易过时. 风险是一个移动的目标，因为组织输出的内容可能会随着时间而变化，出口法规也可能会变化. 你可能会发现是时候更新8181801威尼斯网址的政策和程序了.
- 你的组织是否遵循自己的程序，员工是否始终如一地遵守这些程序? 例如，对于对俄罗斯的出口，您可能有适当的风险控制. 如果法规发生了变化，而你没有监控这些变化, 也许您的组织没有调整这些流程以保持合规. 或者你是否有针对俄罗斯的现行政策和程序，并已适应监管变化. 然而, 如果你的员工流动率很高，而且新员工没有接受足够的培训, 很有可能没有遵循正确而充分的程序.
保存记录是健全的出口合规计划的关键要素. 监管机构通常要求记录应自出口之日起保存至少五年，有些机构甚至要求更长时间. 评估组织当前计划的一部分是确定记录保存是否足以满足内部政策和适用的政府监管要求. 您还需要了解策略是如何实现的，以及记录是如何维护的. 有时8181801威尼斯网址依赖第三方中介或代理，如货运代理或分销供应商来保存记录, 但他们可能不理解你的期望或没有良好的程序. 您需要进行调查，看看是否需要改进.
纠正和报告威尼斯人81818官方网站
有效的出口合规计划的另一个重要组成部分是制定补救或报告威尼斯人81818官方网站或违规行为的程序. U.S. 国际清算银行等监管机构建议将其作为有效合规计划的核心要素.
贵组织应制定政策，概述内部披露违规行为或疑似违规行为的流程. 该政策应鼓励员工在认为存在威尼斯人81818官方网站时通知合规经理或法律总顾问. 该政策还应明确规定，鼓励员工发出此类通知，并且他们不会因此而面临报复.
你的政策应该包括一个明确的过程，一旦你收到事件通知，你就会采取行动. 如果真的有威尼斯人81818官方网站，也许是违规, 你需要采取纠正措施来防止这种情况再次发生. 你会想暂时搁置或解决这个威尼斯人81818官方网站，以防止重复发生. 你还需要调查发生了什么, 找到根本原因, 找到解决威尼斯人81818官方网站的方法. 你需要确定该事件是否需要自愿向监管机构披露(这是鼓励的). 不管你是否公开这件事, 您需要确保已经解决了潜在的威尼斯人81818官方网站.
评估工作分配和培训
和你的新同事聊天, 直接下属, 负责出口管制的同行会让你深入了解出口合规项目的进展情况, 同时强调那些需要改进或存在风险的领域. 这些对话将帮助您形成对程序当前状态的准确描述.
新的合规计划专业人员将希望审查目前提供给关键角色的员工的培训类型. 你还需要了解持续培训的预算资金. 人力威尼斯人81818官方网站部通常控制着培训项目的预算和审批程序, 所以这是最好的开始. 如果没有集中提供培训，一些业务部门也可能有单独的预算和计划.
许多8181801威尼斯网址都有内部培训计划或订阅专门针对出口管制合规的电子学习系统和培训模块. 这些学习威尼斯人81818官方网站提供基线意识培训，有些还提供专业培训. 您可以确定组织中的哪些角色需要高级培训，并与人力威尼斯人81818官方网站合作，以确保主题专家获得所需的专门培训.
筛选员工和商业伙伴
员工, 承包商, 以及海外供应商等业务合作伙伴, 客户, 渠道合作伙伴, 货运代理应根据各监管机构的限制方名单进行筛选. 一些8181801威尼斯网址还根据这些名单筛选员工和承包商，以防止他们转让技术或与他们进行任何金融交易时出现任何威尼斯人81818官方网站. 商业伙伴和交易对手方对于基线筛查同样重要, 特别是现在有更多的政府名单，名单上的实体数量增加了.
你应该进行审计吗?
您可能希望对组织当前的出口合规计划进行审计，以评估其有效性, 特别是当程序有一段时间没有被评估的时候. 审计, 由你和你的团队内部执行, 或者由外部顾问或律师事务所, 能否帮助您识别整个8181801威尼斯网址的出口风险领域. 这些领域可能包括向美国以外的客户发送商品.S., 下载软件, 有能够使用技术的外籍员工, 以及其他受监管的商业领域.
审计使您能够查看您的8181801威尼斯网址正在做的可能需要在整个组织中进行出口控制的事情. 它可以帮助您确定这些领域的相对风险水平, 这在不同的组织和8181801威尼斯网址之间会有很大的不同. 审计还可以帮助您确定活动和程序的优先级，以实施控制并降低风险.
如果最近没有进行审计, 你可能希望聘请律师事务所或顾问进行评估. 如果有很多未知数，这尤其有用, 如果程序没有被管理或维护, 或者该组织最近是否有一些威尼斯人81818官方网站或违规行为尚未得到完全补救. 外部审计可以帮助您准确地评估并采取措施纠正任何威尼斯人81818官方网站或差距, 以及决定稀缺威尼斯人81818官方网站集中在哪里.
获取管理层对项目变更的支持
对出口管制符合性的管理支持对于一个运行良好的计划是至关重要的. 如果没有高级管理层的支持和承诺，很难做出任何必要的改变. 如果你没有管理层的支持, 很难对你们的出口合规计划做出实质性的改进.
评估有多少管理支持，以及它是否强大和实质性，是一个很好的商业实践. 如果您发现管理对您的程序的支持不强, 然后，你需要与高层领导合作，教育他们遵守出口法规, 8181801威尼斯网址可能面临的潜在风险, 以及如何加强项目并降低风险. 获得管理层的支持将为变革铺平道路, 实施改进, 或者添加你认为必要的程序.
去哪里获得更多的培训和信息
许多刚接触出口管制合规工作的人在该领域几乎没有实际背景. 他们需要更深入的培训，了解什么是出口规则，以及如何实施有效的出口合规计划. 这就是ECTI可以提供帮助的地方——我们的培训计划是针对合规从业人员的, 主题专家, 以及负有具体监督或管理职责的人员. 我们提供与您的角色相关的特定主题的高级培训. ECTI威尼斯人81818官方网站让您在出口规则的整个范围以及它们如何影响您组织的出口操作方面打下坚实的基础.
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Scott Gearity是ECTI8181801威尼斯网址的总裁.